Văn bản là gì? Có những loại văn bản nào?

Các loại văn bản

1. Văn bản là gì?

– Văn bản là một phương thức để truyền đạt thông tin từ cá nhân này đến cá nhân khác hoặc từ tổ chức này đến cá nhân, tổ chức khác thông qua hình thức ngôn ngữ viết trên chất liệu giấy hoặc điện tử. Theo khái niệm này thì các loại giấy tờ như Thông báo, báo cáo, giấy phép, câu hỏi, tài liệu chuyên môn, khẩu hiệu, bản vẽ, bản ghi âm,… đều được coi là văn bản. Vậy văn bản theo khái niệm trên mang một nghĩa rất rộng mà chỉ mang tính chất chung chung và không thể hiện được nội dung hay thậm chí là chủ đề mà văn bản đó muốn đề cập đến vấn đề gì.

– Văn bản là những giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong các cơ quan, đoàn thể và các tổ chức xã hội. Theo đó, những giấy tờ này được sử dụng để điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan, đoàn thể hay để truyền đạt thông tin đến các cá nhân, tổ chức trong xã hội như Quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn,… Hiện nay, văn bản được hiểu theo nghĩa này là phổ biến nhất.

2. Văn bản có vai trò gì?

– Vai trò đối với nhà nước:

Văn bản giữ vai trò tiêu biểu cho sự hiện diện của chính quyền, quốc gia. Chính quyền quốc gia được thể hiện qua hoạt động và sự hiện diện của bộ máy nhà nước, đại diện là các cơ quan nhà nước như cơ quan hành pháp, cơ quan lập pháp, cơ quan tư pháp. Hoạt động của các cơ quan này gắn liền với pháp luật hay các văn bản.

Văn bản giữ vai trò chứng tỏ tính liên tục của quốc gia, là yếu tố hợp thức hóa hành vi của chính quyền. Không có văn bản, mọi hành vi của chính quyền sẽ không có giá trị về mặt pháp lý. Văn bản là bằng chứng chứng minh sự hiện diện hành vi của cơ quan nhà nước.

– Vai trò đối với các tổ chức khác ngoài nhà nước

Văn bản cũng có vai trò tương tự, là bằng chứng khai sinh ra tổ chức xã hội, quy định phạm vi, cách thức tổ chức, nhiệm vụ của tổ chức, và hợp thức hóa mọi hoạt động của tổ chức xã hội.

– Vai trò đối với cá nhân

Văn bản vừa quy định trách nhiệm, quyền hạn cho cá nhân đồng thời cũng là bằng chứng cho hành vi của cá nhân.

3. Các loại văn bản

3.1. Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đây là văn bản mang tính thông tin quy phạm nhà nước, giải quyết những vụ việc trong quá trình quản lý nhà nước. Văn bản hành chính được chia thành hai loại chính là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

Trong đó văn bản hành chính cá biệt là những văn bản thể hiện quyết định, chỉ thị của cơ quan nhà nước (Quyết định nâng lương, quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức,…). Còn văn bản thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin, nhằm điều hành, thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dung để giải quyết những công việc cụ thể, phản ánh tình hình, trao đổi công việc,… (Thông báo, cồn văn, báo cáo, phiếu gửi, phiếu trình,…)

3.2. Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dựa theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định nhằm quản lý, điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh trong xã hội dưới nhiều lĩnh vực khác nhau. Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản được ban hành dựa trên ý chí của nhà nước, buộc tất cả mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội phải tuân thủ và chấp hành và được đảm bảo bằng quyền lực nhà nước.

Văn bản quy phạm pháp luật được chia thành hai loại là Văn bản luật và văn bản dưới luật. Trong đó, văn bản luật là loại văn bản mang tính quyền lực cao nhất bởi nó là loại văn bản mang tính quy định chung, phạm vi áp dụng lớn và tất cả những văn bản dưới luật ban hành không được phép trái với quy định của những văn bản này.

Văn bản Luật bao gồm Hiến pháp, Các luật, bộ luật, nghị quyết có chứa các quy phạm pháp luật do Quốc hội ban hành. Trong những văn bản này thì Hiến pháp được coi là “Luật mẹ”, có hiệu lực pháp lý tối cao. Vì vậy, bất kỳ văn bản nào ban hành trái với quy định của Hiến pháp đều không có hiệu lực. Thứ hai là văn bản dưới luật, là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm cụ thể hóa hoặc quy định bổ sung, chi tiết các văn bản luật, bao gồm các văn bản như Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyển, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị – xã hội;…

3.3. Hợp đồng

Hợp đồng là một loại văn bản thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên về một công việc xác lập, tháy đổi hay chấm dứt một công việc, nghĩa nào đó liên quan đến hoạt động kinh doanh, mua bán,…

3.4. Hóa đơn

Hóa đơn là một loại văn bản được sử dụng hàng ngày trong hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn được người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

3.5. Chứng chỉ, văn bằng

Văn bằng, chứng chỉ là một loại văn bản chứng nhận của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học sau khi tốt nghiệp một cấp học hoặc một trình độ đào tạo; chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học sau khi được hoàn thành một khóa hoặc một chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao học vấn, nghề nghiệp.

Văn bằng, chứng chỉ phải phản ánh đúng yêu cầu của chương trình giáo dục và trình độ của người học.

4. Một số văn bản hành chính thông thường

– Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan.

– Văn bản hành chính thông thường bao gồm: văn bản không có tên gọi (công văn hướng dẫn, công văn giải thích…), văn bản có tên gọi (thông báo, quyết định, tờ trình, biên bản,…).

– Một số loại văn bản hành chính thông thường:

+ Thông báo: là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết.

+ Báo cáo: là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.

+ Kế hoạch: là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

+ Tờ trình: là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản… để cấp trên xem xét, quyết định.

+ Đề án: là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.

+ Công văn: là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp…

+ Biên bản: là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.

Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị.

Các giấy tờ hành chính: giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định. Ví dụ: giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ, giấy gia hạn nợ, giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền.

Xem thêm các bài viết liên quan hay, đầy đủ khác: